Le guide complet des systèmes de téléphonie virtuels pour les petites entreprises.

1. Qu’est-ce qu’un système de téléphonie virtuel?

Un système de téléphonie virtuel est un service de téléphonie alimenté par Internet qui est flexible, rentable et simple à mettre en œuvre. Contrairement au système traditionnel de ligne fixe utilisé par de nombreuses générations de travailleurs de bureau, un système de téléphonie virtuel utilise la technologie VoIP pour envoyer les données d’appel sur Internet. Les tablettes, les téléphones intelligents, les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables et même les téléphones de bureau traditionnels peuvent tous passer et recevoir des appels avec un service virtuel.

Pour les équipes qui passent beaucoup de temps sur le terrain ou qui travaillent à distance depuis leur domicile, les systèmes de téléphonie virtuels offrent des avantages considérables. Les services de téléphonie de bureau virtuels sont conçus pour répondre aux besoins de la main-d’œuvre moderne, permettant aux membres des équipes de passer des appels à partir de divers appareils, à tout moment et depuis n’importe où. Comme les systèmes de téléphonie virtuels sont alimentés par Internet et ne reposent pas sur des connexions câblées, vos équipes peuvent se connecter avec les clients et entre elles de manière totalement autonome – tant que vous disposez d’une connexion Internet.

Lisez Qu’est-ce qu’un système de téléphonie virtuel? pour en savoir plus sur le fonctionnement des systèmes de téléphonie virtuels.

Utilisez n’importe quel appareil avec un système de téléphonie virtuel :

• téléphones intelligents;
• tablettes;
• ordinateurs portables;
• ordinateurs de bureau;
• téléphones VoIP;
• téléphones de bureau traditionnels.

2. Avantages d’un système de téléphonie virtuel pour les petites entreprises.

Les systèmes de téléphonie virtuels ont beaucoup à offrir aux petites entreprises, en particulier à celles qui se développent rapidement et qui sont confrontées aux défis qui accompagnent une croissance rapide. Voici huit des avantages les plus importants d’un service de téléphonie virtuel pour les petites entreprises.

1. Entièrement personnalisable – vous ne payez que ce dont vous avez besoin.

Il est frustrant de payer pour des choses dont on n’a pas besoin, surtout quand on doit optimiser l’utilisation de ses ressources. De nombreux systèmes de téléphonie virtuels sont faciles à personnaliser pour répondre aux besoins spécifiques de votre petite entreprise. De plus, ils proposent des options flexibles qui vous permettent de créer sur mesure le système qui convient le mieux à votre équipe. Avec des plans mensuels offrant plusieurs niveaux de service, vous ne paierez pas pour des fioritures dont vous n’avez pas besoin.

2. Aucun matériel coûteux n’est nécessaire.

Les systèmes de téléphonie virtuels pour les petites entreprises ne nécessitent pas de frais d’équipement initiaux élevés. Si vous prévoyez de passer des appels exclusivement à partir des téléphones intelligents, tablettes, ordinateurs ou téléphones de bureau existants de votre entreprise, un système virtuel ne s’accompagne d’aucun coût matériel. Certains fournisseurs (comme Ooma) proposent même des ensembles de conversion pour que vous puissiez continuer à utiliser les téléphones fixes que vous possédez déjà.

3. Rapide et simple à mettre en œuvre.

L’installation ou la mise à niveau d’un service de téléphonie traditionnel, basé sur le réseau fixe, implique souvent un temps d’arrêt important du système. Quant aux systèmes de téléphonie virtuels, ils ne nécessitent pas de câblage supplémentaire ni l’aide d’un professionnel de l’informatique pour être installés. Ils sont conçus pour être rapidement opérationnels grâce à un ensemble d’instructions simples et faciles à suivre.

4. Flexible et facile à adapter.

Les petites entreprises sont dynamiques : elles se développent et évoluent rapidement. Les systèmes de téléphonie virtuels peuvent évoluer rapidement pour accueillir de nouveaux membres de l’équipe ou offrir des fonctionnalités supplémentaires. Avec un bon fournisseur, l’ajout de lignes ou la modification de votre forfait est un processus simple et sans soucis.

5. Prend en charge les numéros de téléphone à la demande.

Les numéros de téléphone professionnels à la demande sont indispensables aux petites entreprises dont les employés travaillent à domicile ou passent une grande partie de la journée hors du bureau. Lorsque les employés utilisent une application de téléphonie virtuelle pour passer des appels professionnels depuis leur domicile ou sur le terrain, les numéros à la demande font automatiquement en sorte que les clients voient des numéros locaux. Cette fonctionnalité ajoute un niveau de professionnalisme et permet à vos clients de reconnaître plus facilement les appels entrants provenant de votre entreprise.

6. Prend en charge une grande variété d’appareils.

Un système de téléphonie virtuel n’est pas qu’une simple collection de téléphones de bureau câblés comme un système de téléphonie pour petites entreprises traditionnel. Vous pouvez passer et recevoir des appels depuis une grande variété d’appareils, notamment des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables, des tablettes, des téléphones de bureau et des téléphones intelligents personnels ou professionnels.

7. Simplifie les analyses et les rapports.

Pour prendre des décisions judicieuses, il faut évaluer des données factuelles et exploitables. Un système de téléphonie virtuel permet à l’équipe dirigeante de votre petite entreprise d’accéder à de puissantes fonctionnalités d’analyse et de rapport. Vous pouvez suivre et mesurer une myriade d’indicateurs différents, y compris les temps d’attente moyens des clients et les heures et jours les plus chargés de la semaine, afin de vous aider à ajuster l’affectation du personnel pour garantir un meilleur service à la clientèle. Des fonctionnalités telles que l’assistance téléphonique vous permettent de fournir un accompagnement en temps réel aux agents pendant qu’ils interagissent avec les clients. Enfin, l’enregistrement des appels permet aux responsables de collecter des données à utiliser dans les évaluations de performances.

8. Amélioration de la collaboration (avec la vidéo).

Garder vos équipes connectées peut être un défi, surtout lorsque vous ne travaillez pas tous au même endroit. Les outils de collaboration tels que la messagerie interne, les messages texte et les vidéoconférences nécessitent généralement une collection d’applications différentes. Cependant, un système de téléphonie virtuel réunit tous ces outils sur une seule et même plateforme, ce qui permet à vos employés de rester connectés, quel que soit leur lieu de travail.

3. Fonctionnement des systèmes de téléphonie virtuels.

Les solutions de téléphonie professionnelle virtuelles fonctionnent différemment des installations traditionnelles de téléphonie de bureau, reliées à un téléphone fixe. Voici un aperçu plus approfondi de la technologie qui se cache derrière les téléphones classiques et les systèmes de téléphonie virtuels.

Systèmes de téléphonie traditionnels et RTPC

Le réseau téléphonique public commuté (RTPC) décrit le réseau câblé des connexions téléphoniques mondiales. Lorsque vous décrochez un téléphone fixe, ce réseau vous achemine vers votre destinataire.

Systèmes de téléphonie virtuels et VoIP

La voix sur protocole Internet (VoIP) est la technologie qui permet de donner vie à la magie de la téléphonie virtuelle. Les systèmes de téléphonie virtuels utilisent cette technologie basée sur Internet pour fournir un service de téléphonie professionnel indépendant de l’emplacement. La technologie VoIP convertit les données vocales analogiques en petits paquets de signaux numériques et envoie ces informations par le biais d’une connexion Internet à haut débit. Les données numériques sont ensuite réassemblées en données vocales analogiques, ce qui vous permet d’avoir des conversations de haute qualité et en temps réel avec une personne à l’autre bout de la ville ou du pays.

Les limites des lignes fixes.

Les téléphones fixes utilisent une technologie plus ancienne. Naturellement, ils sont dépourvus d’un grand nombre des fonctionnalités les plus avancées disponibles en standard avec un système de téléphonie virtuel pour petites entreprises. Les téléphones fixes ne peuvent fonctionner que lorsqu’ils sont connectés au réseau câblé. Outre le transfert d’appels, les téléphones fixes exigent que vous soyez à proximité de votre téléphone de bureau pour passer et recevoir des appels. Le système de téléphonie traditionnel n’est accompagné d’aucun outil de collaboration autre que la conférence téléphonique. Pour ces raisons, les entreprises de toutes tailles ajoutent des fonctionnalités de services de téléphonie virtuels ou fonctionnent entièrement avec des services de téléphonie virtuels.

4. Principales fonctionnalités à rechercher dans un système de téléphonie virtuel.

Les systèmes de téléphonie virtuels comprennent des dizaines de fonctionnalités particulièrement utiles aux petites entreprises. La pléthore de fonctionnalités disponibles peut rendre difficile l’établissement d’un ordre de priorité. Voici une liste succincte des fonctionnalités des systèmes de téléphonie virtuels que les clients de nos petites entreprises considèrent comme indispensables.

Applications mobiles et de bureau

Les applications libèrent le potentiel d’un système de téléphonie virtuel. L’application vous permet d’accéder à tous les paramètres du système depuis des téléphones intelligents, des tablettes, des ordinateurs portables et des ordinateurs de bureau. Les paramètres de l’application d’administration permettent de contrôler les fonctionnalités à l’échelle du système, telles que le standardiste virtuel et les préférences de sonnerie (sonnerie simultanée ou acheminement des appels par tourniquet, par exemple). Les utilisateurs individuels peuvent accéder à l’application pour définir leur disponibilité pour les appels, enregistrer des messages vocaux et activer la fonctionnalité d’appels multiples. Recherchez un fournisseur qui propose une application intuitive et fiable.

Visioconférence

La visioconférence permet de réunir tout le monde dans la même pièce, même si les équipes travaillent à des centaines ou des milliers de kilomètres de distance. Rien ne remplace l’interaction en face à face, et la visioconférence est un outil de collaboration de plus en plus important pour les petites entreprises. La visioconférence est disponible en standard avec de nombreux systèmes de téléphonie virtuels.

Standardiste virtuel

En tant que client, il n’y a rien de plus frustrant que d’être renvoyé d’une personne à l’autre avant d’atteindre quelqu’un qui peut vous aider. Un standardiste virtuel permet aux clients de choisir eux-mêmes la raison de leur appel, ce qui leur permet de joindre le bon service de votre entreprise du premier coup.

Blocage d’appel amélioré

Répondre aux appels indésirables ou interrompre la journée de travail pour expliquer aux télévendeurs que vous n’êtes pas intéressé est improductif. Les systèmes de téléphonie virtuels se connectent à une base de données de millions de numéros de téléphone utilisés par les polluposteurs et peuvent bloquer les appels avant même qu’ils ne sonnent sur votre téléphone. Vous pouvez également créer une liste personnalisée en ajoutant vos propres numéros.

Prise en charge multiappareil et appels multiples

L’un des avantages les plus importants d’un système de téléphonie virtuel pour petites entreprises est le nombre d’appareils qu’il prend en charge. Transformez un téléphone intelligent ou une tablette en une ligne professionnelle en installant simplement l’application de système de téléphonie virtuel. Les ordinateurs de bureau ou portables peuvent être rapidement transformés en une ligne professionnelle grâce à l’application de bureau. Et les téléphones de bureau peuvent être équipés de la technologie VoIP ou convertis pour fonctionner avec un système de téléphonie virtuel.

Les membres de l’équipe qui travaillent en dehors du bureau peuvent régler la fonction d’appels multiples pour faire sonner simultanément tous leurs appareils, afin de ne pas manquer d’appels.

Enregistrement des appels

Les compétences de service clientèle solides ne sont pas innées, mais elles s’acquièrent. L’enregistrement des appels vous permet de capturer les expériences d’appel au service clientèle individuelles afin que les superviseurs puissent utiliser les appels enregistrés pour améliorer les séances de formation du personnel et les évaluations des performances individuelles.

Autres éléments essentiels :

Les services de téléphonie en nuage virtuels ou professionnels ouvrent un nouveau monde de possibilités pour les petites entreprises. Vous trouverez ci-dessous d’autres fonctionnalités intéressantes que vous pourrez ajouter à votre liste de courses lorsque vous évaluerez les différents fournisseurs de systèmes de téléphonie virtuels.

• Numéro gratuit
• Télécopie en ligne
• Transcription de la messagerie vocale
• Groupes d’appels
• Options sans fil
• Service d’urgence 911
• Appels illimités aux États-Unis, au Canada, au Mexique et à Porto Rico.
• Tarifs internationaux faibles

Lisez Ce qu’il faut rechercher dans un service de téléphonie de bureau virtuel pour en savoir plus sur les principales fonctionnalités et la façon dont elles peuvent aider votre entreprise.

5. FAQ sur les systèmes de téléphonie virtuels

Vous avez encore des questions sur le fonctionnement des systèmes de téléphonie virtuels et sur la manière dont ils peuvent aider les petites entreprises à se développer? Voici les réponses à quatre des questions que nous entendons le plus souvent.

Comment fonctionne un appel téléphonique virtuel?

Nous avons déjà abordé plus haut les bases du déroulement des appels téléphoniques virtuels. Mais voici des détails supplémentaires pour les curieux. Lorsque vos données vocales sont converties en signaux numériques, elles sont envoyées dans un centre de données. Le centre de données convertit les signaux numériques en données analogiques et les envoie à la personne avec laquelle vous communiquez via le réseau traditionnel de lignes téléphoniques. La technologie VoIP étant tributaire d’une connexion Internet solide, assurez-vous que votre fournisseur propose une solution de secours. Si votre fournisseur principal de services Internet subit une panne, le système de téléphonie virtuel basculera automatiquement sur le service redondant, de sorte que vous ne manquerez rien.

Comment mettre en place un système de téléphonie virtuel?

Votre expérience de paramétrage du système dépendra de la configuration téléphonique que vous avez décidé d’utiliser pour le système virtuel. Supposons que vous n’achetiez pas de matériel supplémentaire et que vous ayez choisi d’utiliser les ordinateurs, tablettes et téléphones intelligents existants de votre entreprise. Dans ce cas, vous pouvez commencer à utiliser le service de téléphonie virtuel après avoir téléchargé et installé l’application du service de téléphonie virtuel sur vos appareils. Si vous avez choisi d’acheter de nouveaux téléphones de bureau IP préconfigurés, le processus de configuration consiste simplement à les brancher. Si vous choisissez d’utiliser votre matériel téléphonique existant, vous devrez installer un ensemble qui convertit les téléphones de bureau traditionnels en appareils IP. Le temps de configuration de cette option est d’environ 20 minutes.

Combien coûte un système de téléphonie virtuel?

Si vous choisissez d’utiliser l’équipement téléphonique dont vous disposez déjà, vous ne paierez que les frais de service mensuels. Les plans de service de système de téléphonie virtuel pour petites entreprises sont disponibles à partir de moins de vingt dollars américains par mois. Si vous choisissez d’acheter des téléphones IP, le coût de chacun d’eux varie en fonction de la marque et de la complexité de l’appareil.

Quel est le meilleur service de téléphonie virtuel?

Choisir le bon fournisseur de services de téléphonie virtuels pour votre entreprise est une décision importante. Bien sûr, nous pensons qu’Ooma offre un système exceptionnel avec une collection inégalée d’offres de services. Mais nous savons que nous sommes partiaux! Voici les questions essentielles à poser sur chaque fournisseur dans le cadre de vos recherches.

Tout d’abord, regardez ce qui est inclus dans les plans mensuels de chaque fournisseur de services, en vous assurant que le niveau de service que vous envisagez a des limites d’utilisation adéquates et inclut toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin, sans frais cachés. Ensuite, posez des questions sur le temps d’arrêt moyen du système et les plans de sauvegarde du centre de données. Disposent-ils d’un réseau de centres de données pour transférer la charge si l’un d’entre eux tombe en panne? En outre, offrent-ils une option de service Internet de secours pour maintenir votre système de téléphonie opérationnel au cas où votre fournisseur principal de services Internet subirait une panne? Enfin, renseignez-vous sur la réputation des fournisseurs et leur engagement en matière de service clientèle. Quelles options offrent-ils pour l’assistance technique et les demandes de service clientèle générales? La lecture des avis des clients actuels et anciens peut fournir un aperçu concret de l’adéquation entre les expériences des clients actuels et les déclarations de marketing en ligne.